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In der Mitgliederdatenbank des Kolpingwerkes Deutschland in Köln sind alle 240.000 Mitglieder mit Namen, Adresse und weiteren Merkmalen gespeichert, auch die Ehemaligen. Jede Kolpingsfamilie kann auf alle Daten ihrer Mitglieder, die in der Datenbank des Bundesverbandes gespeichert sind, zugreifen und für die eigene Arbeit nutzen. Kolpingsfamilien, die in diesem System noch nicht registriert sind, können jederzeit die Einrichtung eines solchen Zugangs beantragen. Dazu senden Interessierte eine E-Mail an mitglied[at]kolping.de. Anschließend erhält diese Kolpingsfamilie zwei Datenschutzerklärungen, die jeweils im Original nach Köln gesandt werden müssen. In einer Erklärung teilt die Kolpingsfamilie mit, welche Personen den Zugriff auf Mitgliederdaten erhalten sollen. In der zweiten Erklärung bestätigt der Anwender/Nutzer, dass er sich an die Vorschriften des Datenschutzgesetzes hält.

Sobald beide Erklärungen im Original in Köln vorliegen, wird der Zugang eingerichtet. Die Zugangsdaten werden an die Anwender/Nutzer versandt. Jeder Anwender kann sich nun über einen Internet-Browser einloggen und befindet sich dann im ­Original-Datensatz. Nun können zahlreiche Änderungen vorgenommen werden: Adressänderungen oder Austritt können eingetragen und E-Mail-Adressen hinzugefügt werden. Dieser Zugang bietet eine Arbeitserleichterung und – durch den Wegfall von Telefonaten und postalischen Zusendungen – auch eine Kosten­ersparnis. Ausgenommen sind lediglich beitragsrelevante Änderungen. Aber auch in solchen Fällen vereinfacht die neue Software mit der Bezeichnung eVewa3 die Bearbeitung: Dann erzeugt die Software eine Änderungsmeldung, die automatisch nach Köln gesendet und dort freigegeben wird.

Bereits seit 2009 bietet die Mitgliederverwaltung des Kolpingwerkes Deutschland den Kolpingsfamilien die Möglichkeit, auf ihre Datenbestände zuzugreifen und zum Beispiel eine Mitgliederliste herunterzuladen.

Derzeit nutzen 1.563 Mitglieder in 1.108 Kolpingsfamilien dieses Angebot. Es können zum Beispiel Mitglieder-, Jubiläums- und Geburtstagslisten erstellt werden.

Die neue Software eVewa3 wurde im März 2017 um ein Abrechnungstool erweitert, das den Kolpingsfamilien erlaubt, weitere Vorteile zu nutzen. Dazu gehört zum Beispiel die Versendung von Serienbriefen. Ab März ist es möglich, Serienbriefe – zum Beispiel an alle Mitglieder – in eVewa3 zu hinterlegen und mit den Adressen so zu verknüpfen, dass ein sofortiger Ausdruck als Serienbrief möglich ist.

Das hat mehrere Vorteile. Bisher haben Kolpingsfamilien vielfach eine eigene Mitgliederliste erstellt, die auf dem heimischen Computer – oft bei mehreren Vorstandsmitgliedern – abgelegt war und an mehreren Orten gepflegt werden musste. Das kann nun an einem Ort zentralisiert werden. Jetzt können die Mitgliedsdaten stets aktuell – zum Beispiel als Excel-Datei – heruntergeladen und Serienbriefe mit stets aktuellen Anschriften unmittelbar ausgedruckt werden.

Es gibt aber noch mehr Vorteile. Zukünftig können die örtlichen Kassierer in der Software eVewa3 des Bundesverbandes die Bankdaten ihrer Mitglieder eingeben und speichern. Dann können sie die Beiträge ihrer Mitglieder im Lastschriftverfahren direkt einziehen. Das Programm errechnet automatisch die Höhe des jeweils gültigen Beitrages gemäß Beitragsordnung und berücksichtigt dabei den Ortsbeitrag der örtlichen Kolpingsfamilie.

EVewa3 stellt dann den gesammelten Datensatz zum Herunterladen zur Verfügung. Mit einer einzigen Datei zur Weiterleitung an ihre zuständige Bank kann die Kolpingsfamilie alle Lastschriften ihrer Beitragszahler einziehen. Ein solches Verfahren ist in der Regel bei den Banken bekannt und beliebt, da es für alle Beteiligten den Aufwand verringert.

Die Eingabe der Bankdaten durch die Kassierer oder sonstigen Beauftragten der Kolpingsfamilie kann sofort beginnen. Der automatisierte Beitragseinzug für die Mitgliedsbeiträge der örtlichen Kolpingmitglieder steht nach Abschluss des Testverfahrens voraussichtlich ab März zur Verfügung. Von der Erstellung der Abrechnung, über den Einzug mittels SEPA-Lastschriftmandat und die Buchung des Zahlungseingangs wurde alles berücksichtigt.

Für weitere Informationen wendet Euch an den Mitgliederservice.