Digitalisierung – ein Wort, dem niemand entkommen kann. Immer wieder ist der Begriff in unserem Leben präsent und hinterlässt mitunter nicht nur bei älteren Generationen das Gefühl der Überforderung und die daraus resultierende Meinung, beim technischen Fortschritt nicht mehr mithalten zu können. In vielen Köpfen taucht das Bild von IT-Nerds auf, die vor ihren Computern sitzen und Dinge entwickeln, die für Laien sowieso unverständlich bleiben. Doch Digitalisierung kann auch viel niedrigschwelliger sein und hat in unserem Alltag ohnehin längst Einzug gehalten.
„Ich kann mir im privaten, aber auch im beruflichen Bereich ein Leben ohne Digitalisierung gar nicht mehr vorstellen. Ich ahne nur bedingt, wie das früher war“, resümiert Alexander Suchomsky. Mit „früher“ meint der 33-jährige Jugendpolitische Bildungsreferent der Kolpingjugend Deutschland nicht etwa endlos weit zurückliegende Jahrzehnte, sondern bloß die Zeit vor rund 20 Jahren, als sich das Internet erst allmählich zum Massenmedium entwickelt hat.
Telefonkonferenzen und WhatsApp
Die Mitglieder der Bundesleitung der Kolpingjugend Deutschland sowie deren Arbeitsgruppen und Gremien wohnen in ganz Deutschland verstreut – vom Allgäu bis Elmshorn und von Magdeburg bis Köln. Zum gemeinsamen Austausch nutzen sie regelmäßig Telefonkonferenzen. Bei der Bundesleitung ist das sogar im festen zweiwöchigen Rhythmus der Fall. Besonders für kurzfristige Kommunikation zwischendurch haben sich in allen Gremien eigene Gruppen beim weltweit meistgenutzten Messengerdienst WhatsApp etabliert.
Das bestätigt auch Kolpingjugend-Mitglied Paul Schroeter, der sich im Diözesanverband Münster und im Landesverband Nordrhein-Westfalen engagiert: „WhatsApp wird bei uns sehr stark genutzt und ist für die schnelle Kommunikation im Alltag unerlässlich geworden. Vor allem auch auf Landesebene ist das eine sinnvolle Ergänzung zu den monatlich stattfindenden Telefonkonferenzen und natürlich unseren persönlichen Treffen.“ Für den 24-Jährigen hat sich bei der Arbeit im Diözesanverband eine Cloud bewährt, in die Sitzungsmaterialien wie Protokolle, Vorlagen und Berichte hochgeladen werden können. Außerdem existiert ein gemeinsames Mailprogramm namens Zimbra für alle Ehren- und Hauptamtlichen, mit dem die Nutzer auch ihre Kalender und Adressbücher zusammen verwalten. Weit verbreitet ist laut Paul Schroeter zudem die Anwendung Doodle, mit der Terminumfragen für unterschiedliche Anlässe erstellt werden können. So lassen sich Termine für eine anstehende Sitzung oder auch die nächste Telefonkonferenz einfach und übersichtlich finden, nachdem dort alle ihre freien Zeiträume angegeben und abgestimmt haben.
Persönliche Treffen unersetzlich
Neben einem gemeinsamen Outlook-Kalender nutzt die Bundesleitung in zunehmendem Maß das Organisationstool Trello, bei dem auf sogenannten Boards verschiedene Themenbereiche und Aufgabenfelder an eine Pinnwand gepinnt und übersichtlich bearbeitet werden können. Für die Arbeit an gemeinsamen Positionspapieren der Bundesleitung ist EtherPad nützlich: Wo früher noch Word-Dateien zur gemeinsamen Textformulierung an alle geschickt werden mussten und schnell Parallelversionen entstanden, ermöglicht der Texteditor die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokumentes durch mehrere Personen, wobei sämtliche Textänderungen sofort allen angezeigt werden.
Doch Alexander Suchomsky betont, dass kein Computerprogramm oder Messenger regelmäßige persönliche Treffen ersetzen kann oder soll: „Wenn es um bestimmte Themen geht, sind persönliche Anliegen, Einschätzungen und Vorbehalte via telefonischer oder vor allem schriftlicher Kommunikation nur begrenzt transportierbar. Am effizientesten kann man immer noch von Angesicht zu Angesicht diskutieren, wenn Gestik und Mimik der Gesprächspartner erkennbar sind. Deshalb treffen sich die Mitglieder der Arbeitsgruppen dreimal jährlich und auch die Bundesleitung kommt regelmäßig zu persönlichen Sitzungen zusammen.“ Digitalisierung soll dort ihre Grenze haben, wo wirklicher Austausch und persönliche Begegnung sonst nicht mehr stattfinden würden. Außerdem muss jeder darauf achten, sich durch sie nicht zu ständiger Erreichbarkeit und damit der zunehmenden Vermischung von Arbeitszeit und Freizeit verleiten zu lassen.
Trotzdem überwiegen für den Bildungsreferenten die positiven Aspekte der Digitalisierung: Nach seiner Erfahrung baut sie Kommunikationshürden im Verband ab, steigert die Effizienz und verringert den Aufwand und die Kosten von gemeinsamer Kommunikation, wenn man nur an eingesparte Reisekosten denkt. Dokumente, die früher mit Briefpost zum Austausch noch tagelang unterwegs waren, sind nun für alle ohne Zeitverlust verfügbar. Das alles fördert letztlich bei Kolping die Vereinbarkeit von Ehrenamt und Beruf, sagt Alexander Suchomsky. „Kein einzelnes der genannten Programme macht dabei den alles entscheidenden Fortschritt aus. Es ist vielmehr das Gesamtpaket an Möglichkeiten, das ich nicht mehr missen möchte.“
Nützliche Tools
- WhatsApp: Weltweit über eine Milliarde Menschen nutzt den bekanntesten Messengerdienst WhatsApp, der die SMS von früher weitgehend abgelöst hat.
- Trello: Trello ist ein Organisationstool, bei dem auf Boards verschiedene Listen erstellt und bearbeitet werden können.
- Doodle Mit Doodle lassen sich unterschiedliche Terminumfragen erstellen, um in einer größeren Gruppe einen gemeinsamen Termin zu finden.
Text: Matthias Böhnke
Foto: Barbara Bechtloff
